VAT na bieżąco

Ile VAT wynika z dotychczasowych dokumentów, ile prawdopodobnie wyjdzie na koniec okresu i ile warto odłożyć na termin płatności.

Wszyscy w firmie widzą tę stronę; ustawienia, odliczenia i powiązania zmieniają właściciel i administrator.

#Główne liczby

• VAT na dziś — VAT należny minus naliczony minus nadwyżka z poprzedniego okresu, z dotychczasowych dokumentów. Wynik ujemny to szacowana nadwyżka VAT naliczonego — to nie jest zwrot.
• Prognoza na koniec okresu z zakresem. Pozostałe dni szacujemy z rozkładu sprzedaży w dni tygodnia z ostatnich 8 tygodni i z tego samego okresu rok temu. Zakres to rzeczywiste pomyłki tej metody w poprzednich okresach (do 12 sprawdzeń); przy mniej niż 4 sprawdzeniach zakres wynosi ±50%. Potrzeba co najmniej 4 tygodni historii — wcześniej zobaczysz „Brak wiarygodnej prognozy”.
• Rezerwa na VAT — górna granica prognozy: kwota, którą warto mieć na termin. To cel, a nie informacja o Twoich środkach — A4G nie widzi rachunku bankowego.
• Termin płatności — 25. dzień następnego miesiąca, przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

#Z czego wynika kwota

Rozbicie VAT należnego (faktury, paragony, korekty, zwroty) i naliczonego (faktury i korekty zakupu, część nie do odliczenia), nadwyżka przeniesiona (wpisana, oszacowana z dokumentów albo niewpisana) oraz dokumenty pominięte, do sprawdzenia i nieobsługiwane. Każdą grupę można otworzyć i zobaczyć dokumenty.

#Zasady

• VAT należny przypisujemy do okresu według daty sprzedaży, a gdy jej nie ma — daty wystawienia.
• Faktury do paragonów są pomijane (VAT był już na paragonie).
• Korekty trafiają do okresu ich wystawienia.
• VAT naliczony przypisujemy do późniejszego z okresów: wystawienia lub otrzymania faktury; możesz przesunąć odliczenie do 3 kolejnych okresów.
• Duplikaty (ta sama faktura w Subiekcie i w KSeF) liczą się raz — wersja z Subiekta ma pierwszeństwo.
• Faktury zakupu z KSeF, których nie ma jeszcze w Subiekcie, liczą się z domyślnym odliczeniem i oznaczeniem „do sprawdzenia”.

#Koszty stałe i planowane zakupy

Czynsz, leasing, abonamenty i zaplanowane większe zakupy obniżają prognozę (nigdy kwotę z dokumentów), dopóki nie przyjdzie faktura. Faktura zastępuje koszt automatycznie, gdy jest od tego samego dostawcy, a kwota netto mieści się w ±20% (min. 10 zł). Bez wskazanego dostawcy koszt zastępuje tylko ręczne powiązanie („Powiąż z fakturą”); „Nie dopasowuj” wyłącza automatyczne dopasowanie. Koszt bez faktury po oczekiwanym dniu jest oznaczony „po terminie”.

#Koszty stałe wykryte w KSeF

W Ustawienia → Ustawienia VAT A4G proponuje koszty stałe na podstawie faktur zakupu z KSeF z ostatnich 12 miesięcy. Dostawca trafia na listę, gdy:

• wystawiał faktury w co najmniej 3 miesiącach, mniej więcej raz w miesiącu;
• ostatnia faktura jest z bieżącego lub poprzedniego miesiąca (koszt nadal trwa);
• kwoty netto są podobne — co najmniej 80% ostatnich faktur mieści się w ±20% od mediany.

Propozycja zawiera kwotę netto (mediana 3 ostatnich faktur — uwzględnia np. podwyżkę czynszu), stawkę VAT, typowy dzień miesiąca i listę faktur. Oznaczenie „stała kwota” oznacza co najmniej 4 miesiące i wahania do ±5%; w przeciwnym razie „kwota się waha” z typowym zakresem wahań. Pojedyncza faktura wyraźnie inna niż pozostałe (np. za niepełny okres albo z jednorazową opłatą) jest pokazana osobno jako „odbiega od pozostałych” i nie wpływa na ocenę ani kwotę. Przed dodaniem możesz zmienić każdą wartość.

• Dodaj jako koszt stały — koszt jest powiązany z dostawcą z KSeF, więc kolejna faktura (z KSeF albo już zaksięgowana w Subiekcie) zastąpi go automatycznie.
• To nie koszt stały — propozycja znika; można ją przywrócić z listy odrzuconych.

Nie proponujemy dostawców, dla których masz już koszt stały. Gdy lista jest pusta, pod nią widać, ilu dostawców przejrzeliśmy i dlaczego nie trafili na listę (np. „kilka faktur w miesiącu”, „kwoty zbyt różne”).

#Ustawienia VAT

Ustawienia → Ustawienia VAT (właściciel i administrator; link jest też na stronie VAT na bieżąco):

• Rozliczenie — miesięczne lub kwartalne; domyślne odliczenie VAT z zakupów; czy przenosić szacowaną nadwyżkę; potwierdzenie ustawień. Do czasu ustawienia A4G przyjmuje rozliczenie miesięczne i brak nadwyżki.
• Nadwyżka przeniesiona z poprzedniego okresu — wybierasz okres, do którego nadwyżka trafia (np. nadwyżkę z deklaracji za sierpień wpisujesz dla września).
• Ostateczna kwota od księgowej — do porównania z szacunkiem po zamknięciu okresu.
• Koszty stałe, planowane zakupy i koszty wykryte w KSeF.
• Historia zmian — kto i kiedy co zmienił.

#Dokumenty

Lista dokumentów okresu w grupach: sprzedaż, zakupy, pominięte, do sprawdzenia, nieobsługiwane. Dla dokumentu lub pozycji możesz ustawić odliczenie (0%, 50%, 100% lub inne) i okres odliczenia, z opcjonalnym powodem. Każda zmiana trafia do historii, a „Przywróć domyślne” cofa ją.

#Zamknięty okres

Po zakończeniu okresu A4G zapamiętuje wynik. Późniejsze zmiany w dokumentach są pokazane jako „zmiana od zamknięcia”, a wpisana kwota od księgowej — z różnicą. Tabela „Poprzednie okresy” zbiera historię.

#Czego szacunek nie obsługuje

WNT/WDT, import usług i odwrotne obciążenie, procedura marży, proporcja odliczenia, metoda kasowa, OSS/IOSS, ulga na złe długi, zaliczki, szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego, raporty fiskalne. Dokumenty tego typu są pokazane jako nieobsługiwane, a sekcja „Czego szacunek nie wie” wymienia brakujące dane (np. niewpisana nadwyżka, niepodłączony KSeF).